Опубликовано 09 июня 2025
Федеральная налоговая служба напомнила: с 1 октября 2025 года вступают в силу изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Новый формат ЭСФ потребует от организаций и ИП перенастройки программного обеспечения и адаптации внутренних бизнес-процессов. В этой статье рассказываем, что именно меняется, как подготовиться и на что обратить внимание бухгалтерии.
Что произойдет
Согласно информации, размещённой на сайте ФНС, с 1 октября 2025 года обмен электронными счетами-фактурами между организациями и индивидуальными предпринимателями будет возможен только по обновлённым требованиям. Эти изменения направлены на унификацию документооборота, повышение прозрачности налогового контроля и снижение технических сбоев при передаче ЭСФ.
Изменения касаются:
- структуры и формата ЭСФ (переход на новую версию XML-схемы);
- обязательных реквизитов;
- процесса подписания и передачи документов через оператора ЭДО;
- требований к идентификации сторон в системе электронного документооборота.
Почему это важно для бухгалтера?
1. Несовместимость старых форматов
Старые версии ЭСФ будут недопустимы для отправки и приёма. Это означает, что без обновления учетной системы компания не сможет формировать и обмениваться счетами-фактурами.
2. Риски штрафов и сбоев
Передача некорректно оформленного ЭСФ может привести к отказу в вычете НДС, спорам с контрагентами и дополнительным вопросам от налоговых органов.
3. Обновление программного обеспечения
Большинство операторов ЭДО уже начали внедрение поддержки нового формата, но часть решений требует ручной настройки со стороны IT-специалистов или бухгалтера.
Что нужно сделать до 1 октября
- Проверить, обновляется ли используемое бухгалтерское ПО автоматически или требует ручной настройки (например, 1С, Контур, Такском, СБИС).
- Связаться с вашим оператором ЭДО и уточнить сроки перехода на новый формат.
- Подготовить и протестировать хотя бы один ЭСФ в новом формате в тестовом режиме.
- Назначить ответственного за обновление и мониторинг обмена документами (обычно это бухгалтер или IT-специалист).
- Обучить сотрудников, участвующих в документообороте, новым требованиям (особенно если используете интеграцию с CRM/ERP-системами).
Какие реквизиты изменятся?
В новой версии ЭСФ будут обязательны:
- расширенный идентификатор продавца и покупателя;
- сведения о посредниках;
- уникальный номер документа и дата в строгом формате;
- усиленная квалифицированная электронная подпись.
ФНС предоставляет рекомендации и примеры в методических материалах, размещённых на официальном портале. Также предусмотрены временные окна тестирования, в которых можно проверить работу систем без риска.
Новые правила обмена электронными счетами-фактурами с 1 октября 2025 года — это не просто техническое нововведение, а важный шаг к полной цифровизации документооборота. Бухгалтерам стоит отнестись к переходу максимально серьёзно, чтобы избежать потерь данных, отказов от налоговых вычетов и претензий от контрагентов.
Чем раньше компания перейдёт на обновлённый формат, тем меньше рисков она понесёт в IV квартале 2025 года. Подготовка — это не опция, а необходимость.