С 1 сентября 2026 года организации и индивидуальные предприниматели получили возможность заранее подавать уведомления об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов сразу за несколько будущих периодов. Новое правило позволяет работодателю сформировать одно предварительное уведомление с прогнозными суммами вместо постоянной подготовки отдельных документов в течение оставшейся части года.
Изменение предусмотрено Федеральным законом от 28 ноября 2025 года № 425-ФЗ. При этом новый порядок является правом, а не обязанностью работодателя. Компания или ИП может продолжить подавать уведомления в привычном режиме, если заранее определить суммы НДФЛ и страховых взносов сложно.
Что изменилось с 1 сентября
Главное новшество заключается в возможности включить в одно уведомление не только обязательства за уже наступивший период, но и прогнозируемые суммы за последующие последовательные периоды текущего года.
Например, в сентябре организация может заранее указать показатели за сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь. Ограничение принципиальное: предварительное уведомление действует только в пределах текущего календарного года. Включить в сентябрьское уведомление суммы, относящиеся к 2027 году, нельзя.
Работодатель самостоятельно решает, насколько далеко вперед ему удобно планировать обязательства. Это может быть несколько месяцев или вся оставшаяся часть года. ФНС отдельно обращает внимание, что после представления такого документа повторять уже заявленные показатели ежемесячно не требуется.
НДФЛ необходимо разбивать внутри каждого месяца
В части НДФЛ просто указать общую прогнозную сумму за месяц недостаточно. Сохраняется деление месяца на установленные периоды.
В предварительном уведомлении налог показывается отдельно:
- за период с 1-го по 22-е число месяца;
- за период с 23-го числа по последний день месяца.
Такую разбивку необходимо сделать по каждому будущему месяцу, включенному в документ.
Допустим, компания решила в сентябре заранее представить сведения до конца 2026 года. Тогда в отношении НДФЛ ей потребуется определить прогнозные суммы отдельно за две части сентября, октября, ноября и декабря. Фактически бухгалтер заранее формирует календарь налоговых обязательств по заработной плате и другим облагаемым выплатам сотрудникам.
Для страховых взносов порядок проще
По страховым взносам внутри месяца такой двойной разбивки нет. В уведомлении можно указать сумму за текущий месяц и отдельно прогнозные суммы за каждый следующий месяц расчетного периода до конца года.
Именно поэтому новый механизм особенно удобен компаниям с постоянным штатом, фиксированными окладами и предсказуемым фондом оплаты труда. Если зарплата сотрудников существенно не меняется, бухгалтер может достаточно точно рассчитать будущие обязательства.
Пример: компания решила закрыть уведомления до конца года
Предположим, у небольшой организации десять сотрудников с постоянными окладами. Существенных премий, сезонных выплат и изменений штата до конца года не планируется.
В сентябре бухгалтер рассчитывает предполагаемые обязательства:
- НДФЛ за обе части каждого месяца с сентября по декабрь;
- страховые взносы за сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь.
Эти показатели можно включить в одно предварительное уведомление. После его принятия ФНС бухгалтеру не потребуется каждый месяц повторно подавать уведомления по уже указанным периодам, если фактические обязательства не превысят заявленные.
Именно последнее условие является наиболее важным для практической работы.
Что делать, если зарплата или налог оказались выше прогноза
Предварительные показатели не означают, что компания обязана любой ценой уложиться в первоначальный расчет.
Предположим, в октябре организация неожиданно выплатила сотрудникам премию. Фактически удержанный НДФЛ оказался выше суммы, которую бухгалтер указал в сентябрьском предварительном уведомлении.
В такой ситуации потребуется представить новое уведомление за соответствующий период в обычный срок, установленный пунктом 9 статьи 58 НК РФ. Аналогичное правило применяется, если фактически исчисленные страховые взносы превысили ранее заявленную величину.
Поэтому предварительное уведомление не отменяет контроль начислений. Оно сокращает количество рутинных операций только тогда, когда прогноз оказался достаточным.
А если фактическая сумма оказалась меньше
Здесь механизм работает иначе. Если бухгалтер заранее указал большую сумму, а фактическое обязательство оказалось меньше, сама по себе такая ситуация не означает, что необходимо срочно переделывать весь документ.
ФНС разъясняет, что разница остается на едином налоговом счете в качестве положительного сальдо и может быть использована в дальнейшем.
Например, организация прогнозировала страховые взносы в размере 300 000 рублей, но из-за увольнения нескольких работников фактическая сумма составила 260 000 рублей. Разница в 40 000 рублей не исчезает и не превращается в дополнительный налог — она остается на ЕНС.
Подача уведомления не означает немедленного списания денег
Это один из наиболее важных моментов нового порядка. Предварительное уведомление сообщает налоговой службе будущие обязательства, но не приводит к тому, что ФНС сразу забирает с ЕНС всю заявленную до конца года сумму.
Средства распределяются поэтапно при наступлении соответствующих сроков.
В отношении страховых взносов ФНС указывает, что зачет выполняется не позднее 3-го числа месяца, в котором наступает установленный срок уплаты, при наличии достаточного положительного сальдо ЕНС. Если средств недостаточно, зачет производится в течение трех рабочих дней после появления положительного сальдо.
Таким образом, если в сентябре организация сообщила налоговой службе прогнозные обязательства вплоть до декабря, это не означает, что уже в сентябре ей необходимо держать на ЕНС всю четырехмесячную сумму.
Кому новый порядок действительно упростит работу
Наибольшую практическую пользу нововведение дает небольшим организациям и ИП с относительно стабильным фондом оплаты труда. При фиксированных окладах, постоянном штате и отсутствии значительных переменных выплат будущие суммы можно прогнозировать достаточно точно.
Вместо подготовки многочисленных уведомлений бухгалтер формирует один документ и затем контролирует фактические начисления.
Совсем другая ситуация у компаний, где фонд оплаты труда постоянно меняется. Регулярные премии, бонусы по результатам продаж, больничные, отпускные, высокая текучесть кадров, сезонный персонал и другие переменные выплаты повышают вероятность того, что предварительные суммы придется корректировать.
В результате бухгалтер может сначала потратить время на прогноз, а затем все равно готовить новые уведомления. Для таких работодателей привычная схема подачи документов по мере возникновения обязательств может оказаться удобнее.
Три ситуации, которые стоит оценить до перехода
Первая ситуация — стабильный малый бизнес. Пять сотрудников получают одинаковые оклады, кадровых изменений не ожидается. Здесь предварительное уведомление позволяет действительно сократить документооборот.
Вторая ситуация — компания с квартальными премиями. Размер выплат зависит от финансового результата. Точный НДФЛ заранее неизвестен. Сводный документ использовать можно, но бухгалтеру придется внимательно контролировать превышение прогнозных показателей.
Третья ситуация — сезонный бизнес. Численность работников и выплаты сильно меняются от месяца к месяцу. Формально новый механизм доступен и такой организации, однако его практическая выгода существенно ниже.
Почему предварительное уведомление не отменяет ежемесячный контроль
Главная ошибка, которую нельзя допускать после перехода на новый порядок, — воспринимать предварительное уведомление как возможность до конца года вообще не возвращаться к расчетам.
Бухгалтерии все равно необходимо после каждой зарплатной выплаты сопоставлять фактически удержанный НДФЛ с заявленным показателем, а после расчета страховых взносов — проверять фактическую сумму против предварительной.
Если факт превышает прогноз, необходимо вовремя представить новое уведомление. Поэтому меняется прежде всего документооборот, но не обязанность правильно исчислять налоги и контролировать расчеты.
Переходить на новый порядок необязательно
С 1 сентября 2026 года у работодателя фактически появились два варианта работы. Первый — продолжить представлять уведомления в привычном порядке. Второй — заранее сообщить ФНС суммы за несколько будущих периодов.
Выбор имеет смысл делать не потому, что появился новый механизм, а исходя из структуры заработной платы конкретной организации. Чем стабильнее выплаты, тем больше административная экономия. Чем чаще меняются зарплаты, премии и штат, тем выше вероятность последующих корректировок.
Поэтому для бухгалтерии главное изменение сентября 2026 года — не новая обязательная отчетность, а возможность сократить ее количество. Компания получает право заранее сформировать налоговый календарь по НДФЛ и страховым взносам, при этом сроки фактической уплаты не переносятся и деньги с ЕНС за все будущие месяцы сразу не списываются.
Перед первым предварительным уведомлением разумно проанализировать выплаты хотя бы за несколько предыдущих месяцев. Если НДФЛ и страховые взносы отличаются незначительно, новый механизм способен убрать значительную часть повторяющейся работы. Если же фонд оплаты труда постоянно меняется, привычный порядок может оказаться для бухгалтера надежнее и проще.