Утрата журнала учёта движения трудовых книжек — одна из неприятных ситуаций, с которыми может столкнуться бухгалтер. Этот документ отражает учёт приёма, хранения и выдачи трудовых книжек, а также дубликатов и вкладышей. Его ведение обязательно, и отсутствие журнала может вызвать проблемы при проверках. Разберёмся, как правильно действовать, если журнал утрачен.
1. Подтвердите факт утраты
Первым делом необходимо зафиксировать утрату журнала. Это может быть кража, порча вследствие залива или пожара, ошибка сотрудника и т.п. Составьте служебную записку и оформите акт об утрате, в котором укажите:
- когда и кем была обнаружена пропажа;
- какие меры предприняты для поиска;
- возможные причины утраты.
Желательно приложить объяснительную от ответственного лица.
2. Издайте приказ о создании нового журнала
Руководитель организации должен издать приказ о заведении нового журнала учёта трудовых книжек. В документе указывается причина — утрата прежнего экземпляра, дата начала ведения нового и назначается ответственное лицо.
3. Восстановите записи по имеющимся документам
На основании приказов о приёме и увольнении, выдачи дубликатов, карточек Т‑2 и самих трудовых книжек можно восстановить данные за прошлый период. Для каждой трудовой книжки делается новая запись в новом журнале.
Важно: необходимо соблюдать хронологию и последовательность номеров.
4. Сообщите при проверках
Если проверка совпала с утратой, предоставьте инспектору копии акта об утрате и восстановленного журнала. Закон не требует обязательного уведомления органов о пропаже, но важно показать, что организация предприняла меры по восстановлению учёта.
5. Сделайте выводы
Чтобы избежать повторных ситуаций:
- Храните журнал в защищённом месте (в сейфе).
- Периодически делайте копии или сканы.
- Убедитесь, что назначено ответственное лицо.
- Ознакомьте сотрудников с правилами хранения и учёта.
Заключение:
Утрата журнала учёта трудовых книжек — не повод для паники. Главное — быстро зафиксировать факт, издать соответствующие приказы и восстановить записи. Такой подход поможет избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.