Опубликовано 28 августа 2025
Федеральная налоговая служба объявила о переходе на универсальный передаточный документ (УПД) в обязательном порядке с 1 января 2026 года. Это означает, что привычные формы документов — товарная накладная, акт выполненных работ и другие аналоги — утратят юридическую силу. Для бухгалтеров, финансовых служб и бизнес-процессов это ключевое изменение, к которому нужно подготовиться заранее.
Что такое УПД
УПД — это унифицированный документ, который совмещает в себе функции накладной и акта выполненных работ. Он был введён ФНС в качестве добровольного инструмента ещё несколько лет назад, однако с 2026 года его использование станет обязательным для всех участников хозяйственного оборота.
Особенность УПД заключается в том, что он содержит полный набор реквизитов, достаточный как для бухгалтерского, так и для налогового учёта. Это исключает необходимость дублирования информации и оформления нескольких отдельных документов.
Причины перехода
- Унификация документооборота — единый формат исключает разночтения между сторонами сделки;
- Цифровизация — УПД полностью интегрируется в системы ЭДО, что позволяет ускорить обработку информации;
- Контроль ФНС — единый формат упрощает проверку корректности данных;
- Снижение ошибок — меньшее количество документов уменьшает риск несоответствий;
- Сокращение издержек — бизнес тратит меньше ресурсов на оформление и хранение документации.
Что изменится с 2026 года
С 1 января 2026 года все компании будут обязаны:
- оформлять реализацию товаров и услуг только через УПД;
- отказаться от использования товарных накладных и актов выполненных работ;
- обеспечить работу своих учётных систем в формате, совместимом с УПД;
- обучить сотрудников правильному заполнению документа.
При этом электронный формат станет основным. Бумажные УПД будут возможны только в исключительных случаях, например при отсутствии технических условий для ЭДО.
Порядок заполнения УПД
ФНС сохранила общую структуру документа. УПД должен содержать:
- реквизиты сторон сделки (ИНН, КПП, полное наименование);
- данные о товаре, работе или услуге;
- количество, цену и сумму с выделением НДС;
- дату совершения операции;
- подписи (электронные или собственноручные) ответственных лиц.
В зависимости от ситуации УПД может использоваться либо только как накладная, либо как совмещённый акт и накладная, подтверждающий и факт отгрузки, и факт оказания услуги.
Риски и ответственность
Использование старых форм первичных документов (ТОРГ-12, акты КС-2, КС-3 и другие) после 1 января 2026 года будет приравнено к нарушению правил ведения бухгалтерского и налогового учёта. Это повлечёт за собой комплекс последствий:
- Исключение расходов из налоговой базы. Если компания продолжит оформлять сделки по старым формам, такие документы будут признаны недействительными для целей налогообложения. Соответственно, расходы на приобретение товаров или услуг не будут приняты к вычету при расчёте налога на прибыль или УСН (ст. 252 НК РФ).
- Отказ в применении вычета НДС. Налоговые органы не примут к вычету НДС по счетам-фактурам, в которых отсутствует корректная первичная документация. С 2026 года в качестве единственного подтверждения хозяйственной операции признаётся только УПД, зарегистрированный в системе ЭДО (ст. 169 НК РФ).
- Административная ответственность. За нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и хранения первичных документов предусмотрены штрафы по ст. 15.11 КоАП РФ:
- для должностных лиц — от 5 000 до 20 000 рублей;
- за повторное нарушение — от 10 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок до 2 лет;
- для юридических лиц — до 200 000 рублей по совокупности санкций.
- Налоговые санкции. В случае доначисления налогов и отказа в признании расходов компании грозят штрафы по ст. 122 НК РФ: 20% от суммы неуплаченного налога, а при умышленном нарушении — до 40%.
- Повышенный риск выездной проверки. Использование устаревших форм сигнализирует ФНС о возможных нарушениях и может стать основанием для назначения внеплановой проверки.
Таким образом, отказ от перехода на УПД создаёт не только прямые налоговые риски в виде доначислений и штрафов, но и угрожает деловой репутации компании. Контрагенты, работающие по новым правилам, также могут отказаться принимать старые документы, что приведёт к сбоям во взаиморасчётах.
Как подготовиться к переходу
Чтобы избежать проблем, бухгалтерии и руководителям стоит предпринять следующие шаги:
- Провести аудит документооборота и определить, какие формы заменяются УПД.
- Проверить возможности программного обеспечения (1С, SAP, другие ERP) для работы с УПД.
- Заключить или обновить договоры с операторами ЭДО.
- Обучить сотрудников правильному заполнению УПД.
- Составить регламент внутреннего контроля и хранения документов в новом формате.
Преимущества для бизнеса
Несмотря на необходимость адаптации, переход на УПД имеет ряд преимуществ:
- ускорение документооборота и снижение нагрузки на бухгалтерию;
- снижение риска налоговых споров;
- упрощение взаимодействия с контрагентами;
- сокращение времени на проверку и сверку документов;
- поддержка цифровой трансформации бизнеса.
Обязательное применение УПД с 2026 года станет новым стандартом бухгалтерского и налогового учёта. Для бизнеса это означает необходимость уже сейчас перестраивать свои процессы, тестировать ЭДО и обучать сотрудников. Чем раньше компания подготовится к изменениям, тем легче ей будет пройти адаптационный период. Для бухгалтеров это шанс упростить рутинную работу и перейти на более современный уровень учёта, а для государства — возможность сделать налоговую систему более прозрачной и управляемой.