Опубликовано 04 июня 2025
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что большинство работников и работодателей окончательно перейдут на цифровой формат ведения трудового стажа. Бумажные книжки будут использоваться только в исключительных случаях — если работник ранее подал заявление о сохранении старой формы учёта.
Для бухгалтеров, кадровиков и руководителей предприятий это событие означает не просто смену формата документа — это изменение в регламенте кадрового учёта, взаимодействии с ПФР и обязанностях по представлению отчётности.
Законодательная база
Основой перехода на электронные трудовые книжки стало внесение изменений в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019), а также ряд подзаконных актов, в том числе:
Приказ Минтруда № 320н;
Приказ Минтруда и ПФР об обмене данными;
Приказы ФНС и ФСС о формах и сроках отчётности.
С 2020 года работодатели начали предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде по форме СЗВ-ТД. До конца 2025 года работники имели право выбора: остаться на бумажной книжке или перейти на электронную.
Что изменится с 2026 года
С 1 января 2026 года вступают в силу следующие нормы:
- Бумажные трудовые книжки не ведутся, если работник не подал письменное заявление до конца 2025 года о сохранении бумажной формы.
- Все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном формате.
- Обязанность работодателя по ведению бумажных книжек аннулируется, за исключением случаев, когда это требуется для ранее подавших заявление работников.
- Формирование и передача сведений о трудовой деятельности производится через СЗВ-ТД на регулярной основе.
Как теперь фиксируется трудовой стаж
Электронная трудовая книжка не представляет собой отдельного документа. Это совокупность данных, хранящихся в информационных системах Пенсионного фонда и доступных:
- через личный кабинет на сайте Госуслуги;
- в отделении ПФР по запросу;
- у работодателя (в виде выписки по СЗВ-ТД).
Работнику больше не нужно носить с собой физическую книжку при трудоустройстве. Достаточно ИНН или СНИЛС — всю информацию новый работодатель сможет получить в электронном виде.
Обязанности работодателя
Для бухгалтерии и кадровиков установлены следующие обязательства:
- Формировать СЗВ-ТД при приёме, увольнении, переводах и изменениях наименования должностей;
- Передавать сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового приказа;
- Оповещать работников о праве выбора формы трудовой книжки до конца 2025 года (если ещё не уведомляли);
- Обеспечить хранение бумажных книжек ранее подавших заявление работников и выдавать по их запросу.
Что нужно сделать до конца 2025 года
1. Провести внутреннюю инвентаризацию трудовых книжек
Проверьте, кто из работников подал заявления о сохранении бумажной формы. Эти данные должны быть зафиксированы и храниться в личных делах.
2. Обновить ПО и настроить обмен с ПФР
Большинство бухгалтерских программ (1С, Контур, СБИС) уже поддерживают работу с СЗВ-ТД. Однако перед 2026 годом стоит обновить модули и провести тестовую выгрузку.
3. Обучить сотрудников кадровой службы
Даже если раньше бухгалтера не занимались кадровым учётом, теперь необходимо чёткое понимание, какие действия требуют формирования СЗВ-ТД и как избежать ошибок, ведущих к штрафам.
Ответственность за ошибки
Если работодатель не представит сведения по форме СЗВ-ТД в установленный срок, предусмотрена административная ответственность:
- Штраф от 300 до 500 рублей за каждое нарушение (ст. 15.33.2 КоАП РФ);
- Повторные или грубые нарушения могут повлечь более серьёзные меры: внеплановые проверки, требования об устранении нарушений, блокировку операций.
Что говорят эксперты
Представители ПФР отмечают, что электронная форма ведения трудовой деятельности значительно ускоряет процессы при оформлении пенсий, упрощает контроль над правами работников и снижает нагрузку на работодателей.
Однако эксперты подчёркивают: несмотря на «удобство», при небрежном обращении с системой СЗВ-ТД возможны серьёзные ошибки в стаже, которые могут проявиться спустя годы, особенно при оформлении пенсионных прав.
Заключение
Переход на электронные трудовые книжки — не просто цифровая трансформация, а важный этап в эволюции трудового учёта. Он требует от бухгалтера системности, соблюдения сроков, корректной интеграции с информационными системами ПФР.
Если вы хотите избежать штрафов, путаницы и ошибок в стаже сотрудников — начните готовиться уже сейчас. А после 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки останутся лишь в архивах — как часть истории трудовых отношений.